สิ่งนี้ใช้กับ บริษัท ที่ต้องมีการตรวจสอบงบการเงินประจำปี ซึ่งรวมถึงบริษัทมหาชน บริษัทของรัฐ และบริษัทที่มีคะแนนความสนใจสาธารณะตั้งแต่ 350 คะแนนขึ้นไป คะแนนนี้ขึ้นอยู่กับผลประกอบการ ขนาด และกิจกรรมของบริษัท บริษัทต่างๆ สามารถอาสาตรวจสอบงบการเงินของตน ได้ Ngcaba กำลังฟ้องร้องบริษัทเนื่องจากไม่ปฏิบัติตามข้อตกลงในการได้รับค่าตอบแทนที่เท่าเทียมกัน เขาเรียกร้องเงินโบนัสที่ค้างชำระ 261.3 ล้านแรร์ ค่าเสียหายจากการเหยียดผิว 170 ล้านแรร์ และค่าเสียหาย 10 ล้านแรนด์
จากการเหยียดหยามเหยียดผิวและดูหมิ่นเหยียดหยาม บริษัทได้
ปฏิเสธข้อกล่าวหาของ Ngcaba เพื่อช่วยเขาเตรียมคดี อึ้งคาบาขอดูรายงานการประชุมคณะกรรมการกำหนดค่าตอบแทน เขาได้รับรายงานการประชุมตั้งแต่ปี 2549 ถึง 2553 เท่านั้น อดีตซีอีโอให้การว่าไม่มีการถอดรายงานการประชุมตั้งแต่ตอนที่บริษัทถูกเพิกถอนจากตลาดหลักทรัพย์โจฮันเนสเบิร์กในปี 2553 ถูกเพิกถอนหลังจากบริษัทNippon Telegraph & ซึ่งตั้งอยู่ในประเทศญี่ปุ่นเข้าซื้อกิจการ เทเลโฟนคอร์ปอเรชั่น
พระราชบัญญัติบริษัทและ รายงาน King IVของแอฟริกาใต้ เกี่ยวกับการกำกับดูแลกิจการ กำหนดกฎเกณฑ์สำหรับการบริหารคณะกรรมการบริษัทในแอฟริกาใต้
เพื่อวัตถุประสงค์ในทางปฏิบัติ บางครั้งคณะกรรมการจำเป็นต้องมอบหมายหน้าที่บางอย่างให้กับคณะกรรมการชุดย่อย บริษัทขนาดใหญ่ส่วนใหญ่มีคณะกรรมการตรวจสอบ คณะกรรมการกำหนดค่าตอบแทน คณะกรรมการสรรหา และคณะกรรมการกำกับดูแลความเสี่ยง บางบริษัทยังจัดตั้งคณะกรรมการบริหาร (exco) ซึ่งประกอบด้วยผู้บริหารระดับสูง เพื่อจัดการการดำเนินงานประจำวันของบริษัท
พระราชบัญญัติบริษัทระบุไว้อย่างชัดเจนว่าคณะกรรมการมีอำนาจเต็มของคณะกรรมการในเรื่องที่ได้รับมอบหมาย ตามรายงานของ King IV คณะกรรมการควรมีสมาชิกอย่างน้อยสามคนและกรรมการที่ไม่เป็นผู้บริหารจำนวนหนึ่ง รายงานKing IVแนะนำว่าควรมีการกระจายอำนาจที่สมดุลเพื่อไม่ให้บุคคลใดมีอำนาจเหนือการตัดสินใจ คณะกรรมการช่วยอย่างมากในการดำเนินงานของบริษัท ตัวอย่างเช่น เนื่องจากมีขนาดเล็ก พวกเขาจึงสามารถใช้เวลามากกว่าคณะกรรมการเต็มเพื่อลงรายละเอียดเกี่ยวกับปัญหาที่ซับซ้อน ข้อดีอีกอย่างคือสามารถปรึกษาและรับคำแนะนำจากบุคคลภายนอก เช่น ผู้เชี่ยวชาญ
ตัวอย่างที่ดีคือบทบาทของคณะกรรมการกำหนดค่าตอบแทน
หน้าที่ของมันคือการทำให้แน่ใจว่ากรรมการได้รับรางวัลอย่างเหมาะสมสำหรับงานของพวกเขา สามารถปรึกษากับผู้เชี่ยวชาญด้านค่าตอบแทนอิสระเพื่อช่วยในการกำหนดนโยบายค่าตอบแทนและโครงสร้างสิ่งจูงใจในการแบ่งปัน บ่อยครั้งที่ประธานได้รับเชิญให้เข้าร่วมคณะกรรมการชุดย่อย
ความรับผิดชอบสูงสุดสำหรับการทำงานของคณะกรรมการขึ้นอยู่กับคณะกรรมการ คณะกรรมการไม่สามารถยกเลิกความรับผิดชอบทางกฎหมายสำหรับการดำเนินการของคณะกรรมการ นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมจึงแนะนำให้คณะกรรมการจัดทำกรอบการรายงานเพื่อให้คณะกรรมการสามารถรายงานได้อย่างสม่ำเสมอ
สมาชิกของคณะกรรมการชุดย่อยต้องปฏิบัติตามหน้าที่ที่ได้รับความไว้วางใจจากกรรมการ แม้ว่าจะไม่ใช่สมาชิกคณะกรรมการก็ตาม ตัวอย่างเช่น พวกเขาต้องดำเนินการ โดยสุจริต เพื่อวัตถุประสงค์ที่เหมาะสมและเพื่อประโยชน์สูงสุดของบริษัท
ความสำคัญของรายงานการประชุมของคณะกรรมการ
ตามพระราชบัญญัติบริษัท บริษัทต่างๆ ต้องจัดเก็บรายงานการประชุมคณะกรรมการและการประชุมของคณะกรรมการ ข้อกำหนดนี้ใช้กับทุกบริษัทไม่ว่าจะจดทะเบียนหรือไม่จดทะเบียน
รายงานการประชุมยืนยันธุรกิจที่หารือและตัดสินใจในที่ประชุม พวกเขายังบันทึกการอภิปรายที่นำไปสู่การตัดสินใจในที่ประชุม ดังนั้นใครก็ตามที่อ่านรายงานการประชุมจะรู้ว่าอะไรนำไปสู่การตัดสินใจโดยเฉพาะ
รายงานการประชุมจำเป็นสำหรับเหตุผลทางกฎหมายและการปฏิบัติ หากกรรมการไม่รักษารายงานการประชุม อาจเป็นการละเว้นหน้าที่ที่ได้รับความไว้วางใจในการดำเนินการโดยสุจริตและเพื่อผลประโยชน์สูงสุดของบริษัท และหน้าที่ที่จะต้องดำเนินการด้วยความระมัดระวัง ทักษะ และความขยันหมั่นเพียร พวกเขายังเสี่ยงที่จะเกิดความรับผิดส่วนบุคคล
การไม่จดรายงานการประชุมอาจก่อให้เกิดปัญหากับบริษัทได้ เมื่อกรรมการมีความทรงจำที่แตกต่างกันเกี่ยวกับสิ่งที่ได้ตกลงกันในที่ประชุม
ใครสามารถเข้าถึงรายงานการประชุมของคณะกรรมการได้บ้าง?
รายงานการประชุมคณะกรรมการและการประชุมคณะกรรมการถือเป็นความลับ แต่จะไม่ใช่หากบริษัทมีหน้าที่ตามกฎหมายที่จะต้องจัดทำรายงานการประชุมต่อศาลหรือหน่วยงานกำกับดูแล เช่น Johannesburg Stock Exchange โดยปกติผู้ตรวจสอบจะได้รับอนุญาตให้เข้าถึงรายงานการประชุมซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการตรวจสอบ
กรรมการสามารถตรวจสอบรายงานการประชุมคณะกรรมการและการประชุมคณะกรรมการได้ แต่ผู้ถือหุ้นไม่มีสิทธิ์ตามกฎหมายที่จะทำเช่นนี้เว้นแต่รัฐธรรมนูญของ บริษัท จะอนุญาต ไม่น่าเป็นไปได้ที่บริษัทต่างๆ จะอนุญาต เพราะพวกเขาอาจได้รับอันตรายหากข้อมูลที่เป็นความลับของพวกเขาถูกเปิดเผยต่อคู่แข่ง ตัวอย่างเช่น ผู้ถือหุ้นของบริษัทอาจเป็นผู้ถือหุ้นของคู่แข่งของบริษัทก็ได้
เป็นความคิดที่ดีที่จะส่งรายงานการประชุมให้กรรมการทราบทันทีหลังการประชุม ด้วยวิธีนี้สามารถทำการเปลี่ยนแปลงได้หากจำเป็น เมื่อประธานลงนามในรายงานการประชุมแล้ว สิ่งเหล่านี้จะเป็นหลักฐานการดำเนินการของการประชุมครั้งนั้นและสามารถนำไปใช้ในการพิจารณาคดีในศาลได้ เว้นแต่จะพิสูจน์เป็นอย่างอื่น ด้วยเหตุนี้จึงมีความสำคัญอย่างยิ่งที่รายงานการประชุมจะต้องแม่นยำ
